Si vous êtes comme moi, vous êtes sérieusement épuisé par les écrans et vous attendez avec impatience le retour d'autres événements en personne !
Mais des mois d'immobilisation nous ont fait réfléchir... avons-nous besoin de faire cela en personne, ou cela peut-il être fait plus efficacement en ligne ? Les événements virtuels sont là pour rester.
Lorsque les événements virtuels sont devenus populaires au début de la pandémie, nous les avons d'abord vus comme une solution temporaire pour maintenir la connexion et continuer à organiser des événements pour le lancement de produits, le réseautage et plus encore. Toutefois, alors que les restrictions s'atténuent dans le monde entier et que nous avons à nouveau envie de vivre des expériences en personne, le goût du virtuel persiste - pourquoi ?
Chez FAULHABER, nous nous sommes retrouvés à nous poser la question suivante : est-il nécessaire d'organiser un événement physique ? En particulier si vous planifiez un événement médiatique ou d'influence, il est important d'évaluer si un événement dans plusieurs villes peut donner les mêmes résultats qu'un Zoom national de 30 minutes - et très souvent, le virtuel est la voie à suivre !
ROI
La principale raison pour laquelle les événements virtuels auront une place permanente dans la production d'événements est que leur organisation est relativement peu coûteuse. Avec l'augmentation des coûts de TOUT, y compris du capital humain, les dirigeants doivent utiliser les ressources à bon escient. Il n'est pas nécessaire de louer un lieu d'événement, d'engager un traiteur et d'investir dans des coûts de décoration à usage unique. Cela signifie également que vous pouvez faire venir des talents de n'importe où dans le monde pour une fraction du coût.
REACH
Les événements en ligne nous permettent de nous adresser à un public mondial, ce qui signifie que vous pouvez vous activer une fois au lieu de plusieurs fois dans les grandes villes. L'efficacité gagnée en se tournant vers le virtuel d'un point de vue marketing signifie que les marques peuvent organiser plus d'événements pour le même coût, disposer d'un budget plus important à consacrer à d'autres initiatives, OU que les marques disposant d'un budget limité peuvent organiser des événements de grande envergure.
Puisqu'il est clair que les événements virtuels sont là pour rester, voici notre guide d'expert pour créer un événement engageant dans le domaine numérique - que vous accueilliez cinq ou 500 invités !
Plateformes d'événements virtuels
Il existe des CENTAINES de plateformes pour accueillir votre événement virtuel en fonction de vos objectifs et de votre budget.
Les plateformes de conférence sont les plus populaires. Elles sont gratuites et peuvent être utilisées de manière très basique ou avec des éléments plus avancés. Ce sont celles que la plupart d'entre nous connaissent et utilisent, notamment Zoom, Teams et Google Meets. Elles sont gratuites et faciles à utiliser, peuvent comporter des éléments interactifs ou de présentation uniquement, et peuvent être hébergées avec un équipement audiovisuel professionnel ou simplement la caméra de votre ordinateur !
Les plateformes de médias sociaux sont utilisées pour un contenu plus brut et authentique - pensez aux Facebook et Instagram Lives. Également gratuites et faciles à utiliser, elles nécessitent généralement moins de production pour maintenir l'aspect organique de l'événement et impliquent moins de planification.
Les plateformes d'événements spécialisées sont conçues dans un souci d'interactivité et de personnalisation. Elles peuvent être le site hôte OU être utilisées pour concevoir des événements qui sont ensuite diffusés sur vos canaux sociaux ou votre site web - par exemple, John Krasinksi en utilise une pour son émission Some Good News sur YouTube. C'est vers ces plateformes que vous vous tournez pour la gamification, les achats en direct, l'intégration de sponsors et bien plus encore, car elles sont entièrement personnalisables. En outre, la plupart de ces plateformes disposent d'un support technique, et nous savons tous à quel point cela peut être pratique ! De ce fait, elles peuvent être très coûteuses, et les éléments ajoutés peuvent ne pas être nécessaires pour l'objectif de votre événement.
10 choses à prendre en compte lors de l'organisation d'un événement virtuel
Lorsque vient le moment de planifier votre événement, il y a beaucoup de questions à poser pour comprendre les éléments dont vous aurez besoin, où consacrer le budget et peut-être ce à quoi vous n'avez pas encore pensé ! Voici quelques-unes des questions que nous posons avant de planifier un événement virtuel :
- Quel est l'objectif de votre événement et le virtuel est-il adapté ? N'organisez jamais un événement pour le plaisir de le faire !
- Comment invitez vous les gens, et combien de personnes attendez vous ? Courriel, réseaux sociaux, inscription payante, etc.
- De quel type d'équipement audio-visuel avez-vous besoin ?
- Qui sont vos hôtes et votre modérateur ? Dans la mesure du possible, il est préférable d'avoir un modérateur dans le chat afin que l'hôte puisse se contenter d'animer et ne doive pas interrompre le flux pour répondre aux questions.
- Disposez-vous d'une connexion Internet suffisamment puissante ? (Cette question est très importante !)
- Quand votre événement a-t-il lieu et combien de temps dure-t-il ? Y a-t-il plusieurs fuseaux horaires ?
- Dans quelle langue se déroule l'événement - avez-vous besoin d'une traduction ?
- Quel est le format ? Occasionnel ? Interactif ? Style de présentation ?
- Quels sont les éléments de la marque dont vous devez vous assurer qu'ils sont inclus ?
- Quels sont les atouts dont vous disposez ? Une vidéo préenregistrée ? De l'imagerie ?
Ce qui est possible dans un événement virtuel
Des concerts aux démonstrations de produits, des salons professionnels aux révélations, presque tout ce qui est possible dans le domaine physique peut être traduit dans le virtuel, et même plus ! Et avec les événements virtuels, il est possible de fusionner plusieurs éléments en un seul. Pourquoi ne pas organiser une réunion d'entreprise mondiale qui se termine par un spectacle comique ? Une démonstration de produit avec, au milieu, des achats en direct ? Ou même un message préenregistré d'une célébrité pour lancer une révélation ? Les possibilités s'élargissent à mesure que le virtuel se banalise et vont bien au-delà des chats en direct, des sondages et du partage d'écran.
Engagement virtuel
Sachant qu'il existe une forte lassitude à l'égard des écrans, un événement virtuel doit comporter des éléments engageants pour inciter les invités non seulement à y assister, mais aussi à y rester et à interagir. Il y a tellement de choses que vous pouvez faire pour ajouter cette valeur :
- Démonstration en direct du produit
- Code ou info exclusif
- Annonce spéciale
- Accès au fondateur/célébrité/talent
- Révélation spéciale
- Toutes les caméras allumées (plus agréable pour les hôtes aussi !)
- Valeur de divertissement - concert, comédie, etc.
- "Démo "Follow along
- Salles de réunion
- Sondages
- Nourriture et boissons à l'avance
- Intégration sociale
Plus votre événement est long, plus vous avez besoin d'éléments engageants - plus on est de fous, plus on rit !
Maximiser et mesurer
Une fois que votre événement est planifié, cherchez des moyens de le faire passer au niveau supérieur, d'être plus efficace ou d'ajouter un autre élément engageant. Si vous nous suivez, vous savez que notre objectif est de voir plus grand ! Il y a tellement de façons de le faire. Même la plus petite chose peut maximiser votre événement. Pouvez-vous l'enregistrer et le partager avec ceux qui n'ont pas pu y assister afin de toucher un public plus large ? Pouvez-vous présenter un autre produit lors d'un lancement ? Pouvez-vous organiser un tirage au sort pour augmenter les partages sociaux ? Que pouvez-vous envoyer à l'avance pour augmenter l'engagement ? Avez-vous envoyé un suivi à tous les invités après l'événement ?
Il n'y a pas de limite, alors n'hésitez pas à ajouter cet élément supplémentaire !
Enfin, n'oubliez pas de décider à l'avance à quoi ressemble le succès. L'objectif est-il l'assiduité ? La couverture sociale? Une augmentation des ventes ? Ou s'agit-il simplement de créer des liens et d'éduquer ? Fixez des objectifs clairs pour guider les éléments de votre événement dès le départ !
Nous sommes tous habitués aux événements virtuels maintenant, et même si nous sommes impatients d'être ensemble en personne plus régulièrement, il y a des avantages du virtuel vers lesquels nous graviterons toujours.
En savoir plus sur certains des événements virtuels que nous avons organisés chez FAULHABER.
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kb@faulhabercommunications.com